AI 내장 협업툴 살펴보기 (Asana, Microsoft 365 Copilot, Google Duet AI) - 2편

Asana – 프로젝트 매니저가 된 AI 비서

프로젝트 관리 툴로 유명한 Asana에도 AI 기능이 탑재되었습니다. 이제 Asana를 쓰면 일종의 AI 비서를 두고 일하는 느낌을 받을 수 있는데요. 예를 들어 Asana 상단의 “Ask AI” 버튼을 눌러 자연어로 질문하면 프로젝트 전반의 상태를 파악하고 우선순위를 제안해줍니다. “이번 프로젝트 일정이 밀리면 다른 업무에 어떤 영향이 있을까?” 같은 질문을 하면, Asana AI가 관련 업무 데이터를 싹 훑어서 지연 시 파급 효과나 현재 진행 상태를 상세히 답변해주는 식이죠. 사람이 일일이 일정표를 확인하지 않아도 AI가 알아서 맥락을 파악해 필요한 정보를 제공합니다. 또한 중요한 일정이나 회의 메모가 길 때는 스마트 요약(Smart Summaries) 기능으로 핵심만 뽑아볼 수도 있습니다. 이처럼 Asana에 내장된 AI는 업무 진행 상황을 한눈에 보여주고, 자동으로 할 일을 제안해주는 등 프로젝트 관리의 든든한 조력자 역할을 합니다.

Asana의 AI 기능들은 기존의 생산성 기능을 한 단계 업그레이드해줍니다. **스마트 상태 보고(Smart Status Reports)**로 프로젝트의 현재 진행도와 다음 할 일을 즉시 파악하고, 스마트 요약으로 개별 업무의 댓글이나 노트를 압축해볼 수 있습니다. 새 프로젝트를 만들 때는 스마트 프로젝트(Smart Projects) 기능이 내용에 맞춰 필요한 필드나 작업 설명을 척척 채워주고요. 글을 작성할 땐 스마트 에디터로 문장의 톤이나 길이를 알아서 조절해주는 등, Asana 곳곳에서 AI 보조를 받을 수 있습니다. 반복적인 작업을 줄여주는 자동화도 큰 강점인데요. **AI 스튜디오(AI Studio)**를 통해 별도 코딩 없이 자연어로 자동화 규칙을 만들어낼 수 있습니다. *“매주 금요일 오후에 마감 미완료 태스크를 슬랙으로 알림 보내줘”*처럼 지시하면, Asana의 AI가 내부 규칙 엔진과 연동해 그러한 워크플로를 생성해주는 식입니다. 덕분에 복잡한 자동화 조건을 사람이 일일이 설정하지 않아도, 팀원들은 AI가 처리한 단순 업무를 넘어 더 전략적인 일에 집중할 수 있게 됩니다. 아래 이미지에서 보이듯 Asana 작업 화면 우측 상단에 “Ask AI” 버튼이 새롭게 추가되어 언제든 AI에게 도움을 청할 수 있습니다.

Asana AI는 특히 업무 규모가 크고 할 일이 많은 팀일수록 유용합니다. 실시간 데이터에 기반해 보고서를 써주고 프로젝트 진행을 돕기 때문에, 복잡한 프로젝트일수록 효과가 크죠. 다만 프로젝트 규모가 매우 작거나 팀 인원이 적으면 이런 고급 AI 기능이 오히려 필요 이상일 수도 있습니다. 초기 도입 시 약간 학습 곡선이 있다는 평가도 있지만, 일단 익숙해지면 프로젝트 매니저 한 명이 상주하는 것처럼 편리합니다.

• 요금제: Asana의 AI 기능은 모든 유료 플랜에 포함되어 있습니다. 팀 단위 유료 요금제(Starter 플랜 월 $10.99 등)에 가입해야 사용 가능하며, 플랜에 따라 AI 사용량에 제한이 있습니다 (예: 기본 플랜은 월 250건, 상위 플랜은 25,000건까지 자동화 사용 가능). 무료 플랜에서는 AI 기능이 제공되지 않으니 참고하세요.
• 장점: 프로젝트 현황 파악과 업무 요약을 AI가 알아서 해주니 시간이 절약됩니다. 자연어로 자동화 워크플로를 만들 수 있어 비개발자도 손쉽게 반복 업무를 줄일 수 있죠. 협업 과정에서 사소한 일은 AI가 처리하니 팀원들은 중요한 일에 집중할 수 있습니다.

Microsoft 365 Copilot – 오피스에 찾아온 GPT 비서

Microsoft 365 Copilot은 이름 그대로 마이크로소프트의 업무용 앱 전반에 AI 비서 역할을 하는 도구입니다. Microsoft가 OpenAI와 협력하여 만든 강력한 GPT-4 기반 AI를 워드, 엑셀, 파워포인트, 아웃룩, 팀즈 같은 익숙한 Office 앱 안에 녹여냈죠. 직장인이라면 하루 종일 사용하는 문서, 메일, 스프레드시트 작업을 Copilot이 도와주면서 생산성을 크게 끌어올릴 수 있습니다. 예를 들어 Copilot을 Word에서 실행하면, 몇 줄의 아이디어만 주어도 관련 내용을 조사해 문서 초안을 작성해줍니다. 엑셀에서는 자연어로 *“올해 분기별 판매 추이 분석해줘”*라고 요청하면, 복잡한 수식 없이도 데이터를 분석해 차트와 함께 인사이트를 제공하고, 나아가 몇 가지 명령만으로 엑셀 표를 파워포인트 슬라이드로 변환해주는 마법도 부릴 수 있습니다. 파워포인트 Copilot에게는 글로 설명만 해주면 어울리는 디자인의 슬라이드 템플릿을 만들고 내용까지 채워주며, 필요한 이미지를 찾아 첨부하거나 다이어그램도 생성해 줍니다. 이메일이 산처럼 쌓여 있을 때 아웃룩의 Copilot을 사용하면 긴 이메일 스레드를 요약하고, 중요한 회신이 필요할 경우 초안 메일을 자동으로 작성해주기도 합니다. 이처럼 Copilot은 Office 전반을 가로지르며 문서 작성부터 데이터 분석, 이메일 답장까지 폭넓게 지원하는 AI 비서입니다.

 

Microsoft 365 Copilot의 뛰어난 점은 회사 내부의 모든 업무 데이터에 연결되어 작동한다는 것입니다. 사용자의 문서, 스프레드시트, 프레젠테이션, 메일, 일정 등 Microsoft Graph에 모인 기업 데이터를 이해한 상태로 질문에 답하거나 콘텐츠를 생성해 주죠. 예를 들어, 회의가 많은 직장인의 경우 Copilot을 통해 *“이번 주 중요한 회의 일정만 요약해줘”*라고 물어볼 수 있고, Outlook 일정과 Teams 대화 내용을 종합해 관련 회의 일정과 준비할 사항을 알려주는 식입니다. 팀즈(Teams) 회의 중에도 Copilot은 유용한 조력자인데요. 회의 도중 모르는 내용이 언급되면 실시간으로 **“이 내용 설명해줘”**라고 Copilot에게 채팅으로 질문해 추가 정보를 얻을 수 있고, 회의가 끝나면 자동으로 회의 녹음을 분석해 요약 및 액션 아이템을 정리해 공유해줍니다. 혹시 회의에 늦게 합류했을 경우 *“지금까지 논의 내용 요약해줘”*라고 하면 Copilot이 이미 진행된 부분을 요약해서 보여주므로 중간부터라도 빠르게 따라잡을 수 있습니다. 마치 유능한 비서가 옆에서 회의 메모를 착착 정리해주고, 중요한 결정 사항을 귀띔해주는 셈이죠.

 

Copilot을 활용하면 시간을 크게 단축할 수 있다는 사용 후기가 많습니다. 특히 빈 문서나 이메일을 처음부터 작성하는 부담을 줄여주는 점이 매력적인데요. 가령 보고서 초안을 작성해야 할 때 Copilot에게 원하는 목차나 자료를 알려주면 몇 초 만에 초안을 뚝딱 만들어줍니다. 물론 AI가 작성한 초안을 사람이 검토하고 다듬는 과정은 필요하지만, 아이디어를 문서화하는 초기 단계가 크게 빨라지죠. 또한 Copilot은 여러 앱을 오가며 수작업으로 하던 일을 한 곳에서 해결해줍니다. 실제 Microsoft의 발표 사례에 따르면, Copilot에게 한 줄 명령으로 “엑셀에 있는 분기별 실적을 요약해서 파워포인트로 만들어줘”라고 지시하면, 엑셀 보고서 데이터를 분석해 그래프를 그리고 그 내용을 파워포인트 슬라이드로 알아서 작성한 뒤, 동료들에게 보낼 이메일 초안까지 한 번에 생성해줍니다. 예전 같으면 여러 프로그램을 열고 복사/붙여넣기 하며 반나절 걸렸을 작업을 AI가 단숨에 끝내주는 것이죠.

• 요금제: Microsoft 365 Copilot은 별도 유료 추가 기능입니다. 기업용 Microsoft 365 구독자에게는 사용자당 월 $30(약 3만원대)의 추가 요금으로 제공되는데, 2024년부터 중소기업도 인원수 제한 없이 필요한 수만큼 라이선스를 구매할 수 있게 되었습니다. 개인이나 소규모 사용자의 경우에도 최근 Copilot Pro라는 이름으로 개인용 Microsoft 365 구독자(가정용 Personal/Family)에 월 약 $20 정도에 추가할 수 있는 옵션이 생겨서, 기업이 아니어도 Copilot을 활용해볼 수 있습니다.
• 장점: 마이크로소프트의 생산성 앱들과 깊이 연동되어 문서 작성, 데이터 분석, 이메일 처리 등 모든 업무를 AI가 도와주는 것이 최대 강점입니다. 일종의 만능 비서를 둔 효과로, 사용자는 더 적은 시간에 더 많은 일을 처리할 수 있습니다. 초기 투자비용이 있지만 한 달에 1~2시간만 절약해도 ROI가 나온다는 분석처럼, 실제로 도입 기업들의 70%가 생산성이 높아졌다는 조사 결과도 있습니다. 무엇보다 Office 환경에 익숙한 팀이라면 별 학습 부담 없이 바로 AI 혜택을 누릴 수 있다는 점에서 매력적인 도구입니다.

Google Workspace Duet AI – 구글이 선보인 만능 업무 도우미

구글도 자사의 업무 도구 모음인 Google Workspace에 Duet AI라는 생성형 AI 기능을 통합했습니다. Gmail, Docs(문서), Sheets(스프레드시트), Slides(프레젠테이션), Meet(화상회의), Chat 등 우리가 일상적으로 사용하는 구글 앱들에 AI가 스며들어 있다고 보면 됩니다. “듀엣(듀엣 AI)”이라는 이름처럼 사람과 AI가 합을 맞춰 일을 처리하는 개념으로, 구글은 이 기능을 최근 Gemini라는 새로운 AI 모델과 연계해 고도화하고 있습니다. Duet AI의 목적은 간단합니다. 이메일 쓰기, 문서 작성, 일정 관리, 회의 기록 같은 업무의 거의 모든 측면에서 AI가 옆자리 동료처럼 실시간 도움을 주는 것이죠.

 

우리가 매일 사용하는 Gmail과 Google Docs에서 Duet AI는 이미 유용하게 쓰이고 있습니다. 메일함에서 “Help me write” 또는 한국어 환경에선 “작성 도우미” 버튼을 누르면, 몇 마디 간단한 설명만으로도 이메일 초안을 완성해 줍니다. 예컨대 출장으로 부재중임을 정중하게 알리는 이메일을 써야 한다면 “출장 중 부재 알림 메일 작성해줘”라고 입력하는 식입니다. 모바일 Gmail 앱에서도 이 AI 작성 기능을 사용할 수 있어, 이동 중에도 긴 답장을 빠르게 만들어낼 수 있습니다. Google Docs에서는 빈 문서 상단에 연필 아이콘과 함께 “Help me write” 버튼이 나타나는데, 여기에 “신규 프로젝트 제안서 초안 작성: 배경, 목표, 일정 포함” 같이 원하는 내용을 적어 넣으면 순식간에 관련 문서 초안을 생성해 줍니다.

 

이렇게 작성된 초안에는 자동으로 **스마트칩(Smart Chips)**이라 불리는 필드도 삽입되는데, 예를 들어 회사 이름이나 장소같이 사용자가 나중에 바꿀만한 부분은 미리 변수 형태로 표시해주는 세심함도 있습니다. 물론 AI가 작성한 문서는 사람이 다듬어 최종 완성해야 하지만, 듀엣 AI 덕분에 백지 상태에서 헤매는 시간을 줄이고 바로 편집 단계로 들어갈 수 있습니다. 실제로 구글 내부 통계에 따르면 AI 기반 문법 검사, 스마트 작성 기능 등이 1년간 무려 1,800억 회나 사용되었다고 하니, 많은 이용자들이 글쓰기 보조로 활용하고 있는 셈입니다. Google Docs 화면에 표시된 “Help me write” 버튼의 모습은 아래와 같습니다. 문서 작성 중 막히면 이 버튼을 눌러 AI의 도움을 받을 수 있죠.

 

Slides(슬라이드)에서도 Duet AI는 진가를 발휘합니다. 몇 글자만 입력하면 원하는 이미지를 뚝딱 생성해주는 기능이 슬라이드에 내장되어 있는데요. 이는 구글의 이미지 생성 AI를 활용한 것으로, 예컨대 “파리 에펠탑 위를 나는 고래 그림 만들어줘” 같은 상상 속 이미지를 바로 슬라이드에 넣을 수 있습니다. 일일이 이미지 검색을 하지 않아도 AI가 필요 이미지도 만들어주니 발표 자료 준비 시간이 단축됩니다.

 

Sheets(스프레드시트)에서는 데이터를 자동으로 분류해주거나 요약 분석해주는 똑똑한 기능이 추가되었습니다. 특별한 함수 지식이 없어도, *“설문 응답 데이터를 요약하고 긍정/부정으로 분류해줘”*라고 하면 시트가 알아서 데이터 분류 및 요약을 해줍니다. 또한 *“마케팅 캠페인 계획표 만들어줘”*라고 입력하면 “Help me organize” 기능이 발동되어, 해당 활동에 맞는 작업 목록과 일정이 담긴 맞춤 플랜을 자동 생성해줍니다. 이벤트 기획, 팀 프로젝트 관리 등 어떤 활동이든, 설명만 하면 체계적인 스프레드시트 계획표가 나오니 매우 유용하죠.

 

Meet(구글 미트)과 Chat에서도 AI 비서의 활약이 돋보입니다. 화상회의인 Google Meet에 접속하면 Duet AI가 참가자의 화질과 음향을 자동 최적화해주는 것은 기본이고, 실시간 발표 내용 자막 번역까지 18개 언어로 제공해줘서 다국적 회의에서도 언어 장벽을 낮춰줍니다. 더욱 놀라운 것은 회의 중 실시간 노트 필기와 요약 기능입니다. 화면에 보이는 “take notes for me” 옵션을 클릭하면 회의 내용을 AI가 쭉 받아적고 중요한 액션 아이템을 뽑아 정리해줍니다. 회의가 끝나면 참석자들에게 자동으로 요약본과 할 일 리스트를 이메일로 보내주니, 따로 회의록 작성자가 필요 없을 정도입니다. 혹시 중간에 회의에 늦게 들어온 경우에는 “summary so far” 버튼을 눌러 지금까지 진행된 내용을 요약해서 볼 수도 있습니다. 심지어 회의에 아예 참석하지 못할 상황이라면 “attend for me” 기능으로 Duet AI에게 회의 참석을 맡길 수도 있습니다. 이 경우 AI가 내가 회의에서 전달하고픈 메시지를 대신 전해주고, 회의 후에 요약과 결과를 챙겨 보내주죠. 말 그대로 사람이 빠져도 AI가 빈자리를 메워주는 시대가 온 겁니다. 그리고 Google Chat에서는 대화방에 올라온 문서들을 열어보지 않고도 **“이 채팅방에 공유된 문서 요약해줘”**라고 물어보면 해당 파일들을 읽고 핵심만 알려주고, 놓친 채팅 대화도 대신 훑어 요약해주는 등 팀 채팅에서도 듀엣 AI가 유용하게 쓰이고 있습니다. 또한 Gmail에서도 스마트 답장 기능이 Duet AI로 한층 똑똑해져서, 모바일에서 한 탭만 누르면 길고 정교한 답장을 자동 작성해주는 등 편리함을 더했습니다.

• 요금제: Google Workspace의 Duet AI 기능은 2023년 베타를 거쳐 2025년부터 대부분의 유료 구독자에게 추가 비용 없이 제공되고 있습니다. 원래는 AI 기능 사용을 위해 Gemini라는 별도 플랜에 월 $20을 내야 했지만, 이제 Enterprise Standard 이상의 워크스페이스 요금제에는 AI 기능이 기본 포함되며 그 대신 사용자당 월 몇 달러 정도의 구독료 인상이 이뤄졌습니다. 쉽게 말해, 현재 Google Workspace 유료 플랜을 쓰는 기업이라면 별도 추가결제 없이 Gmail, Docs 등에서 Duet AI를 활용할 수 있습니다. 개인 구글 계정 사용자의 경우에도 일부 Workspace Labs 프로그램을 통해 문서 작성 AI 등을 시범적으로 써볼 수 있었으며, 추후 더 널리 도입될 가능성이 있습니다.
• 장점: 구글의 생산성 앱 생태계에 녹아든 AI 비서로, 이메일 쓰기부터 회의 정리까지 업무 전반을 지원하는 점이 강력합니다. 별도 프로그램 전환 없이도 익숙한 Gmail/Docs/Slides 안에서 바로 AI의 도움을 받을 수 있어 자연스러운 워크플로가 유지됩니다. 특히 회의 대필 참가나 실시간 번역 자막처럼 구글만이 제공하는 혁신적 기능도 있어 협업 효율을 한층 높여줍니다. 이미 많은 사용자가 스마트 작성 기능으로 생산성을 체감하고 있으며, 구글 플랫폼을 쓰는 팀에게는 듀엣 AI가 업무의 판도를 바꿀 비밀병기가 되고 있습니다.

마치며: 똑똑해진 협업툴과 함께 하기

Notion, Slack 등 1편에서 다룬 툴들에 이어 Asana, Microsoft 365 Copilot, Google Duet AI까지 살펴봤는데요. 요즘 업무 현장에서는 이렇게 똑똑해진 협업툴 덕분에 팀원 모두가 한층 효율적으로 일할 수 있게 되었습니다. 물론 AI가 만능은 아니지만, 반복 작업을 줄여주고 중요한 결정에 집중할 시간을 벌어준다는 점에서 활용 가치가 큽니다. 아직 도입을 망설이고 계시다면, 각 툴의 무료 체험이나 데모를 통해 직접 써보시기를 권합니다. 직접 써보면 “와, 진짜 편한데?” 하고 감탄하실 거예요. 🙂 시대의 변화에 맞춰 우리의 협업 방식도 진화하고 있으니, AI 협업툴과 함께 업무 효율을 한 단계 끌어올려 보세요! 🚀